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CANVAS NA AUTOMAÇÃO INDUSTRIAL

Ferramenta Ágil para Planejamento de Implantação de Sistemas de Automação Industrial

A importância de gerenciar projetos com eficiência é inquestionável, todavia, o que se vê, na maioria dos casos, é relegar gerenciamento a questões macro, onde alguém controla a implantação, ou quando muito, um departamento cuida disto na empresa, ficando muito distante da realidade do dia a dia de quem está em contato direto com os clientes e patrocinadores do projeto.

Até pouco tempo, vivemos um grande boom de certificações em gestão de projetos, PMI, PMBOK e assim por diante, com diversas questões de governança, tudo muito importante e de grande valor, mas aqui, vamos complementar a importância desta ação, no mundo da automação industrial, utilizando-se de ferramentas ágeis.

Como nossa experiência, gostaria de pontuar o perfil de projetos de automação na indústria, tanto em relação a novos projetos, quanto a ampliações ou melhorias, o que vemos é um despreparo, muitas vezes não intencional, mas de não entendimento da importância de gerenciar projetos de implantação com ferramentas mínimas.

Escrevemos um artigo sobre gerenciamento de projetos de automação industrial, seguindo as premissas do PMBOK, foi bastante comentado e acreditamos ter ajudado a entender e iniciar uma jornada neste mundo da administração de entregas, todavia, recebemos muitos comentários que a grande maioria de projetos de automação, principalmente em integradoras e departamentos específicos de automação nas empresas, são pequenos e complexos, com muitos envolvidos, muito dinâmicos e com muitas falhas em documentação, quando esta existe.

Desta forma, nossa proposta aqui, é apresentar uma ferramenta, um método complementar ao que já falamos, mas de grande valor, que é o CANVAS, ferramenta poderosa, simples de usar, com foco no planejamento, contribuindo sobremaneira, na condução e implantação de projetos de automação industrial, com as características citadas, gerando valor a todos os envolvidos.

Então, como são os projetos hoje de automação industrial? Vamos descrever as principais características, não limitadas a estas, mas que nos dê um escopo descritivo de nosso texto:

  • Em grandes obras a automação industrial é um item minimizado, ficando sempre para o fim;
  • Projetos de automação são dinâmicos e a grande maioria não tem informação para um bom planejamento;
  • Normalmente os Stakeholders (todos envolvidos no projeto) não participam do planejamento do projeto da automação, levando a consequências graves de cronograma, custo e qualidade.

Porque então usar o CANVAS na automação? Qual a contribuição desta ferramenta que iremos apresentar?

  • Ferramenta para departamento de engenharia e integradores com diversos projetos dinâmicos;
  • Caso use o PMBOK como diretriz, o CANVAS e excelente opção para Planejamento;
  • Mitigar e diminuir os riscos de implantação de sistemas pelo engajamento de todos envolvidos.

Entendendo então, as questões macro da automação industrial e as justificativas do uso desta ferramenta, vamos falar neste texto sobre:

  • Focar em uma metodologia simples e eficaz para planejamento de projetos;
  • Entender como usar o CANVAS;
  • Engajar stakeholders no plano de projeto;
  • Como dinamizar a gestão de projetos de automação industrial.

Vamos entender o que é o CANVAS *:

  • Metodologia* de planejamento de projetos;
  • Baseado em Neurociência (simples e visual);
  • Baseado em Modelo Mental (intuitivo);
  • Quadro colaborativo (modelo A1 – download);
  • Uso de termos curtos (Post-It);
  • Quadro flexível, modificável, claro e conciso;
  • Ponto central da ideia, criação, discussão e solução;
  • É a base para Cronogramas, Planilhas, Contratos…
    • * Todos os créditos do Prof. José Finochio Junior no site http://pmcanvas.com.br / (idealizador do modelo).

Quais os benefícios do uso nesta metodologia:

  • Facilidade de todos participarem;
  • Rápido para coleta de informações;
  • Dados organizados e sequenciados;
  • Engajamento dos participantes.

Vamos entender as premissas básicas da ferramenta CANVAS, vamos apresentar o que é fundamental para uso.

  1. O CANVAS trabalha respondendo perguntas diretas:
    1. Por quê? Justificativas, objetivos e benefícios;
    2. O que? Produto e requisitos;
    3. Quem? Stakeholders e equipe;
    4. Como? Premissas, grupo de entregas e restrições;
    5. Quando e quanto? Riscos, linha do tempo e custos.
  1. O CANVAS é composto de 13 quadros para serem preenchidos:
    1. GP Gerente do Projeto;
    2. PITCH Nome do Projeto;
    3. JUSTIFICATIVAS – o motivo do projeto;
    4. OBJETIVO SMART – o que te levará a solução com o projeto;
    5. BENEFÍCIOS – os benefícios do projeto;
    6. PRODUTO – o que é o projeto;
    7. REQUISITOS – o que é necessário para executar o projeto;
    8. STAKEHOLDERS – envolvidos no projeto e fatores externos;
    9. EQUIPE – todos os profissionais envolvidos que farão entregas;
    10. PREMISSAS – cenários problema, sem controle de gerente de projetos;
    11. GRUPO DE ENTREGAS – conjuntos de entregas do projeto pela equipe;
    12. RESTRIÇÕES – limitações reais do projeto;
    13. RISCOS – o que pode dar errado;
    14. LINHA DO TEMPO – cronograma macro baseado nas entregas;
    15. CUSTOS – quanto irá custar o projeto total.
  1. O CANVAS deve ser preenchido pela equipe, utilizando-se dos Post It, e seguindo uma sequência, a mesma apresentada no item anterior, sendo o fluxo de trabalho ou Workflow.
  1. O método de trabalho com o CANVAS é dividido em quatro partes:
    1. Conceber – a definição dos 13 passos (veja o exemplo na apresentação e no vídeo);
    2. Integrar – agrupar blocos e verificar coerências – passos (veja o exemplo na apresentação e no vídeo)
    3. Resolver – balancear o projeto, discutir problemas de limitações com todos (o que fazer):
      1. Não se resolve na hora – é lição para stakeholders;
      2. Deve identificar cenários de estrangulamento;
      3. Problemas de benefício;
      4. Problemas de requisitos;
      5. Problemas de entrega;
      6. Resolver juntos (equipe);
      7. Trazer soluções e cenários (plano B).
    4. Compartilhar – comunicar a todos os detalhes do projeto (o que):
      1. Mensagem de definição – porque o projeto existe;
      2. O que o projeto produz que atende ao cliente;
      3. Quem está no projeto e fornece recursos;
      4. Qual trabalho será feito, requisitos, premissas;
      5. Quais os riscos e incertezas;
      6. Qual a programação e custos do projeto.

Existem alguns pensamentos errados a respeito do CANVAS e sua aplicação como ferramenta, vejam os principais:

  • Pensar que é para projetos pequenos;
  • Eu faço sozinho;
  • Para que fazer no Post It se posso fazer direto no computador;
  • O espaço do CANVAS é pequeno para detalhar;
  • O CANVAS substitui documentação.

Concluímos que melhorar a eficiência na implantação de projetos de automação e diminuir os riscos de contratação, é fundamental para obter retorno sobre os investimentos e atendendo a todas as expectativas dos envolvidos.

GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE AUTOMAÇÃO INDUSTRIAL

Gerenciando a Implantação de Sistemas de Automação Industrial

 

Os projetos de automação industrial sempre existiram, desde os pequenos sistemas de automação por relés temporizadores pneumáticos, primeiros SDCD Sistema Digital de Controle Distribuído, do final da década de 60, implantados em plantas químicas, chegando até hoje em complexos sistemas de controle em redes com centros de operação.

A complexidade tecnológica, a quantidade de pessoas e empresas envolvidas, os interesses de investidores e gerencia técnica na área de sistemas de automação industrial hoje, evoluíram de forma a abrir uma demanda por técnicas de gestão de projetos modernas, que também sofreram uma evolução ao longo do tempo.

Em razão da tecnologia, complexidade e interesses, vamos limitar nosso tema a respeito de gestão de projetos, voltados a automação industrial, seguindo estes temas, mostramos abaixo o que vamos falar:

  • Entender as fases e ciclos de uma implantação de um sistema de automação industrial;
  • Estruturar um plano com as disciplinas de gestão de projetos baseado no PMBOK (Project Management Body of Knowledge);
  • Como gerenciar da implantação até a entrega do Sistema.

Normalmente vivemos os seguintes cenários abaixo, que necessitam de conhecimento específico de gerenciamento de projetos:

  • O sistema de automação proposto já passou pelas fases de Viabilidade e Projeto Básico, agora é implantar;
  • Você tem um escopo técnico com objetivos do projeto, o tempo de execução e o orçamento aprovado;
  • É necessário estruturar a equipe, fornecedores e equilibrar interesses do cliente, sem perder as linhas da restrição.

Com isso, vamos entender o conceito de gerenciamento de projeto, que de acordo com guia PMBOK é “A aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de alcançar seus objetivos”.

Porque temos que gerenciar projetos? Essa questão hoje é um “guarda-chuva” dentro de qualquer empresa, pois tudo é um projeto, neste conceito de fazer algo, sob uma necessidade e em nosso caso, a automação industrial com seus sistemas, é um projeto, logo necessita de um foco em técnicas de gestão.

De acordo com o TSG The Standish Group (2010), somente 32% dos projetos tem sucesso, conforme foram concebidos até a implantação, 44% tem sucesso parcial, isto é, falta algo ou falha durante o processo de implantação e 24% são cancelados. Isso também falando que os custos extrapolam 189% do original e o tempo se estende em 222% do planejado.

Na área de automação industrial, não temos dados específicos, todavia pela experiência, não há tantos cancelados, mas os de sucesso parcial são muito maiores, visto a gestão nesta área ainda estar num grau de baixo amadurecimento, levando poucos projetos a sucesso na implantação.

A estrutura padrão na gestão de projetos é focar no escopo, no custo e no tempo, isso chamamos de restrição, estes três termos equilibram a entrega do resultado final com qualidade, o desequilibro de algum item deste, gera distúrbio no projeto, podendo comprometer o resultado.

Os projetos de automação industrial, pertencem a cadeia de fornecimento de bens de capital para industrial, onde podemos dividir em duas grandes etapas, a de planejamento e implantação.

A etapa de planejamento envolve basicamente toda a parte de estudos técnicos e viabilidades, incluindo a financeira, normalmente a técnica FEL Front End Loading é utilizada, também conhecida como técnica de gate (porta).

A etapa de implantação é especifica de cada área, em automação industrial podemos descrever em forma de fases e etapas como segue abaixo, lembrando que não é uma definição, isso pode mudar de empresa e projeto, essa é uma linha comum de atividades:

  1. Especificação técnica – após a engenharia básica é montado um escopo específico;
  2. Aplicações – etapa onde é especificado os equipamentos em detalhes;
  3. Projetos – todos os paneis, remotas, quadros do projeto;
  4. Encaminhamento de redes – por onde passará as redes na planta, cada característica de acordo com o protocolo específico;
  5. Arquitetura de redes – a estrutura de comunicação dos dispositivos de toda a rede de forma endereçada e hierarquizada;
  6. Configuração do PLC/SDCD – programação dos algoritmos de controle do processo, estratégias de controle e sistema de segurança;
  7. Configuração do Supervisório / IHM – desenho e programação do sistema de interface do controle operacional. Pode-se incluir nesta fase todas interfaces com Banco de Dados, conectividade com o sistema de Gestão entre outros;
  8. Montagem – construção de dispositivos de suportação e montagem no campo dos equipamentos, por exemplo, lance de cabos, instrumentos entre outros;
  9. Comissionamento – atividade que parametrizará e preparará todos os dispositivos de acordo com o projeto do processo;
  10. Partida – iniciar a energização do processo, normalmente em vazio, analisando o comportamento dos comandos, controles e sistema de segurança, liberando para o início de carga;
  11. Operação assistida – uma vez liberado para produção, normalmente as cargas são crescentes e é verificado todo o comportamento até chegar a produção de projeto, assistindo durante um período que permita os operadores e técnicos de manutenção se sentirem seguros no sistema;
  12. As Built – uma vez o projeto entregue toda a documentação deve ser atualizada para ser entregue ao cliente, tanto com documentos de operação quanto de manutenção.

Dentro das modalidades de contratação feita pelo cliente final de uma empresa de engenharia, as principais são:

  • EPCM – Modalidade onde a empresa fornecedora é responsável por todo o fornecimento de Engenharia, Compras (normalmente este modelo repassa o faturamento dos equipamentos principais para o cliente final), Construção e Gerenciamento do projeto;
  • EPC – Modalidade onde a empresa fornecedora é responsável por todo o fornecimento de Engenharia, Compras e Construção, normalmente o cliente final contrata uma empresa de gestão para diligenciar a obra;
  • TURN KEY – Modalidade chamada chave na mão, é a entrega completa do sistema pela empresa, que normalmente é chamada de integradora, cujo foco somente é a automação do sistema;
  • MAC – Modalidade chamada de Contrato Principal de Automação, é uma modalidade parecida com o TURN KEY, porém o fornecedor também tem a responsabilidade por infraestrutura e operação assistida, normalmente são contrato feitos por grandes empresas de automação industrial.

Um projeto é dividido em fases durante todo o processo, onde podemos distingui-las de acordo com as etapas abaixo:

  1. Inicialização – fase onde se autoriza formalmente o projeto;
  2. Planejamento – fase de elaboração dos planos do projeto;
  3. Execução – fase da implantação, das tarefas, das ações;
  4. Monitoramento e Controle – esta fase é relacionada com as outras, sendo o elemento da gestão dos itens de cada fase;
  5. Encerramento – são os aceites do projeto, as finalizações formais de entrega ao cliente.

Dentro do conjunto de conhecimentos para gestão de projetos, escolhemos a técnica do PMI Instituto de Gerenciamento de Projetos, que é o PMBOK Conjunto de Conhecimentos de Gestão de Projetos (ver5.0), lembrando que essa técnica não é uma metodologia, o que temos aqui é a apresentação das disciplinas que podem ser aplicadas na gestão de projetos de automação industrial como boas práticas, não necessariamente se usam todas, depende de cada tipo e tamanho de projeto, porém com estes conceitos podemos estruturar uma gestão de ótima qualidade, seguindo padrões internacionais e atingindo objetivos organizacionais propostos, sugerimos um estudo complementar.

As disciplinas de gestão, ou áreas do gerenciamento de projeto estão abaixo listadas, nosso objetivo não é ensinar cada termo aqui existente, na apresentação há a diretriz básica que deve ser seguida para cada item, para mais detalhes estudem o PMBOK.

  1. INTEGRAÇÃO – conjunto de conhecimentos para unir todas as ações e processos do projeto;
  2. ESCOPO – conjunto de conhecimentos para elaboração de requisitos do projeto;
  3. TEMPO – conjunto de conhecimentos para elaboração sequenciamento e cronogramas do projeto;
  4. CUSTOS – conjunto de conhecimentos para gestão dos custos e orçamento do projeto;
  5. QUALIDADE – conjunto de conhecimentos para definições e medições da qualidade do projeto;
  6. PESSOAS – conjunto de conhecimentos para gestão de recursos humanos do projeto;
  7. COMUNICAÇÕES – conjunto de conhecimentos para organizar todas informações dos interessados no projeto;
  8. RISCOS – conjunto de conhecimentos para análise e mitigação dos riscos do projeto;
  9. COMPRAS – conjunto de conhecimentos para gestão dos suprimentos do projeto;
  10. ENVOLVIDOS – conjunto de conhecimentos para gestão das partes interessadas no projeto.

A utilização de técnicas para gestão de projetos, levam empresas de implantação e clientes que adquirem sistemas com padrões de administração de projetos mínimos, a obterem benefícios que podemos relacionar abaixo, por ordem de ganhos:

  1. Aumento do comprometimento com objetivos e resultados;
  2. Disponibilidade de informações para tomada de decisões;
  3. Aumento de integração entre as áreas;
  4. Melhoria da qualidade nos resultados do projeto;
  5. Aumento da satisfação dos clientes interno / externo;
  6. Melhoria do entendimento quanto aos benefícios;
  7. Melhoria na otimização de competência de pessoas;
  8. Melhoria no controle dos riscos do projeto;
  9. Redução nos prazos de entrega;
  10. Aumento da produtividade;
  11. Redução nos custos relacionados ao projeto.

Fizemos abaixo uma lista com os 10 principais passos para gerenciar projetos de automação industrial, é uma lista que contempla técnica e experiência aplicada, você pode adaptar de acordo sua realidade, siga um modelo mínimo, isso ajudará e obter resultados consistentes:

  1. Recebendo o Termo de Abertura do Projeto, foque no Escopo, Tempo e Custo do Sistema, faça uma reunião de Kick-off com todos envolvidos, defina e acerte todos detalhes;
  2. Entenda que um Projeto é estruturado em Inicialização, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento, documente tudo;
  3. Monte seus Formulários de acordo com cada Disciplina, abuse do Planejamento, se possível use uma ferramenta em rede na Internet;
  4. Envolva a equipe, projetos são Resultados Gerados por Pessoas, defina as entregas em conjunto com os envolvidos, escute;
  5. Se possível, estabeleça um Gerente de Projetos, que tenha liderança e conhecimento do negócio, principalmente para o Controle e Risco, dê poderes;
  6. Em automação, na fase de Planejamento, estruture todos os TAG´s do projeto, crie uma hierarquia e dê endereços para tudo, de equipamentos até cabos, seguindo a ISA 5.1;
  7. Use Check List para tudo, de projetos a compras, de tarefas a entregas, envolva os responsáveis por cada setor, faça pequenas entregas;
  8. Faça contingências de tempo e custo, na mesma proporção do Risco, envolva o cliente e mostre a mitigação, tenha sempre um plano B;
  9. Caso o projeto seja muito complexo e grande, use uma empresa de Diligenciamento e busque apoio jurídico nas fases de planejamento e execução;
  10. Na contratação de empresas terceirizadas, treine a equipe nos requisitos da gestão do projeto, isso alinhará as entregas e evitará conflitos com o cliente final, que são de responsabilidade da empresa contratada.

E se algo der errado? Você fez todo o planejamento, aplicou, mas por algum motivo as coisas não caminharam muito bem, podendo comprometer o trabalho, abaixo listamos de uma forma simplificado os principais problemas e sugestões para iniciar um trabalho de soluções de problemas na gestão:

  1. CORRIGINDO A ROTA
    1. Quando pequenos imprevistos alteram a rota do projeto;
    2. Faça uma análise corretiva, um plano de tarefas de correção;
    3. Solicite autorização e aplique o plano, monitore a ação.
  2. PLANOS EMERGENCIAIS
    1. As vezes ocorrem problemas maiores que podem comprometer o resultado;
    2. Faça um levantamento dos limitadores (problemas 5 no máximo);
    3. Faça um plano de reversão com ações, recursos, cronograma e equipe;
    4. Solicite autorização e aplique o plano, monitore a ação.
  3. CRISE EM PROJETOS
    1. Um projeto entra em crise quando pode não ser concluído por algum motivo;
    2. Faça um levantamento e defina, se haverá continuidade ou cancelamento;
    3. Caso haja continuidade, faça um Plano de Recuperação usando equipe de Recuperação, Tarefas Imediatas, Riscos e Contingências, indicador de Retomada de Rota;
    4. Solicite autorização e aplique o plano, monitore a ação.

Todos estes conceitos são uma formatação para aplicar em projeto com uma determinada envergadura, onde envolvem muitas pessoas e muitos equipamentos, projetos médios e grandes, talvez seja um pouco difícil de dimensionar para aplicar uma ou outra ferramenta, porém caso você tenha um pequeno projeto, por exemplo, automatizar uma pequena máquina, dificilmente você usará todo esse roteiro, todavia, é muito importante um planejamento e controle mínimos, para isso sugerimos o modelo CANVAS, que é muito rápido, simples e eficaz.

A gestão de projeto é uma técnica que está em todas ás áreas, de pessoas, negócios, indústria e governo, logo algumas tendências são visíveis que já estão ocorrendo, listamos abaixo algumas importantes, para serem observadas:

  • Gestores técnicos com conhecimento formal em gestão de projetos;
  • Departamento de gerenciamento de projetos obrigatório para negociação e contratos com clientes;
  • O gerenciamento de projetos estabelecer regras que conectem projetos de negócios com as estratégias da empresa;

Concluímos que projetos sempre existiram, o que aconteceu foi uma evolução sem precedentes nos conceitos de gestão destes, além da formalização, a quantidade de conhecimento disponível para o atingimento de metas a que se propõe os projetos, entregando sistema com alta eficiência e atingindo objetivos organizacionais como estratégia competitiva para os negócios.